Cloud werkplekken voor het mkb
- Eerst inventarisatie, dan inrichting
- Overstap eerst getest met een kleine groep
- ISO 27001-gecertificeerd
Wat is een cloud werkplek?
Een cloud werkplek is een digitale werkomgeving die via internet beschikbaar is. Na het inloggen krijgt een medewerker toegang tot de programma’s, bestanden en middelen die hij nodig heeft, ongeacht op welk apparaat of welke locatie hij werkt. De inrichting wordt centraal beheerd en beveiligd.
Uw data in
veilige handen
Uw data in
veilige handen
Minder afhankelijk van één server of locatie
Een lokale server die aan vervanging toe is. Bestanden die op drie plekken staan en niemand die zeker weet welke versie de laatste is. En een medewerker die thuis net niet bij het programma kan waarmee hij op kantoor werkt.
Office IT richt cloud werkplekken in voor mkb-bedrijven in Friesland en omgeving. Wij kijken daarbij naar de dagelijkse praktijk: welke applicaties medewerkers gebruiken, waar wordt gewerkt, welke gegevens extra bescherming nodig hebben en wie helpt wanneer iets niet werkt.
- Toegang vanaf elke locatie
- Eén herkenbare werkomgeving
- Branchesoftware waar mogelijk mee
Wat erin zit
Waar een cloud werkplek uit bestaat
De invulling verschilt per organisatie. Bij het ene bedrijf bestaat de cloud werkplek vooral uit Microsoft 365, Teams, SharePoint en cloudapplicaties. Bij een ander is een complete virtuele Windows-omgeving nodig waarin ook specifieke bedrijfssoftware draait. Het is dus geen vast product, maar een combinatie van onderdelen die op elkaar moeten aansluiten.
Inventarisatie
Niet alles hoeft op dezelfde manier naar de cloud
Sommige applicaties zijn direct geschikt voor online gebruik, andere vragen om een virtuele omgeving, een koppeling of een aangepaste aanpak. Soms volstaat een goed ingerichte Microsoft 365-omgeving en is een virtuele desktop niet nodig. Daarom begint het met een inventarisatie: welke applicaties en bestanden dagelijks worden gebruikt, vanaf welke locaties en apparaten wordt gewerkt, welke rechten gebruikers nodig hebben en welke afhankelijkheden er zijn met printers en andere apparatuur.
Wanneer
Wanneer past een werkplek in de cloud?
Een werkplek in de cloud maakt je minder afhankelijk van één kantoorlocatie, één apparaat of een lokale server. Dat is vooral interessant wanneer:
- medewerkers op meerdere locaties werken
- thuiswerken een vast onderdeel is
- bestanden en applicaties nu verspreid staan
- de lokale server aan vervanging toe is
- de organisatie groeit of regelmatig verandert
- interne IT-kennis of beheercapaciteit beperkt is
- er meer aandacht nodig is voor informatiebeveiliging
- medewerkers één herkenbare werkomgeving nodig hebben
onze klanten?
Het is geweldig als klanten tevreden zijn met onze producten en diensten. Daar doen we het voor. Onze klanten gebruiken dagelijks onze systemen. Benieuwd naar hun ervaringen en mening? Bekijk ze hier.
ISO 27001-gecertificeerd
Werken in de cloud is niet automatisch veilig
Veiligheid hangt af van de inrichting, het beheer en de afspraken binnen de organisatie. Een account met alleen een wachtwoord is onvoldoende voor toegang tot gevoelige bedrijfsinformatie, en ook ongecontroleerde privéapparaten, te ruime rechten en ontbrekende back-ups leveren risico’s op. Office IT is ISO 27001-gecertificeerd en werkt volgens een vastgelegde aanpak voor informatiebeveiliging. Beveiliging is daarmee geen losse toevoeging maar onderdeel van de dienstverlening.
Wij werken voor
De voordelen van cloud werkplekken
- Voordelen
Een cloud werkplek maakt het beheer van gebruikers, apparaten en bestanden overzichtelijker. Dat levert op:
- werken vanaf verschillende locaties, met toegang die centraal geregeld en beschermd is
- meer grip op gebruikers en apparaten: bij vertrek wordt toegang snel en volledig ingetrokken
- eenvoudiger samenwerken, zonder losse e-mails, persoonlijke mappen of USB-sticks
- flexibel op- en afschalen wanneer de organisatie groeit of functies veranderen
- minder afhankelijkheid van lokale apparatuur
Wel blijft een duidelijke mappenstructuur met rechten en werkafspraken nodig, anders wordt ook een cloudomgeving onoverzichtelijk. Niet ieder risico verdwijnt, maar de omgeving wordt beter te beheren.
Een overstap plannen wij zo dat medewerkers zo min mogelijk last hebben van de overgang. Het traject bestaat uit:
- inventarisatie van gebruikers, apparaten, applicaties, data en afhankelijkheden
- bepalen van de inrichting
- waar nodig testen met een beperkte groep gebruikers
- planning van de overgang
- uitleg aan medewerkers over de nieuwe werkwijze
Na oplevering blijven wij betrokken bij beheer, beveiliging en ondersteuning.
Meer informatie
Veelgestelde vragen over cloud werkplekken
Wat is het verschil tussen een cloud werkplek en een online werkplek?
De termen worden vaak door elkaar gebruikt. Een cloud werkplek benadrukt dat de werkomgeving vanuit de cloud draait, bijvoorbeeld als virtuele desktop of cloud-pc. Een online werkplek is de bredere term voor de complete digitale werkomgeving, inclusief de apparaten, rechten, beveiliging, back-up en het beheer eromheen.
Wat kost een cloud werkplek per gebruiker?
Er is geen vast bedrag. De opbouw hangt af van de licenties, de gebruikte bedrijfsapplicaties, de benodigde opslag en rekenkracht, het apparaatbeheer, de beveiliging en de omvang van support. Een werkplek met alleen Microsoft 365 is anders opgebouwd dan een virtuele omgeving met branchesoftware.
Wat kost Microsoft 365 per gebruiker?
De licentie wordt per gebruiker per maand berekend, maar dat bedrag is niet de totale prijs. Voor een werkende omgeving zijn ook inrichting, migratie, beveiligingsinstellingen, apparaatbeheer, back-up, ondersteuning en beheer nodig. Microsoft past prijzen en abonnementsvormen bovendien regelmatig aan en publiceert de actuele tarieven zelf.
Kan onze branchesoftware mee naar de cloud?
Vaak wel, maar niet altijd op dezelfde manier. Sommige applicaties zijn direct geschikt voor online gebruik, andere vragen om een virtuele omgeving of een koppeling. Bij de inventarisatie wordt per applicatie beoordeeld wat er nodig is en welke afhankelijkheden er zijn met printers of andere apparatuur.
Moet de lokale server weg bij een overstap naar de cloud?
Niet per se. Een combinatie van cloud en lokale systemen komt veel voor, bijvoorbeeld wanneer een applicatie lokaal moet draaien. De afweging hangt af van je applicaties, je eisen aan gegevensopslag en wat beheerbaar blijft, niet van wat technisch het nieuwst is.
Is werken in de cloud automatisch veilig?
Nee. Dat hangt af van de inrichting en het beheer. Een account met alleen een wachtwoord is onvoldoende voor gevoelige bedrijfsinformatie, en ook ongecontroleerde privéapparaten, te ruime toegangsrechten en ontbrekende back-ups vormen risico’s. Multifactorauthenticatie, apparaatbeheer, rechten die kloppen en een werkende back-up horen erbij.
Hoe verloopt de overstap voor medewerkers?
Er wordt eerst geïnventariseerd welke gebruikers, apparaten, applicaties en data er zijn en welke afhankelijkheden daartussen bestaan. Waar nodig wordt met een beperkte groep gebruikers getest voordat de rest overgaat. Medewerkers krijgen uitleg over de nieuwe werkwijze en weten waar zij met vragen terechtkunnen.
Partners waarmee wij samenwerken
Wij zijn trots op de partners waarmee we samenwerken. Samen werken we aan een veilige digitale werkomgeving en optimale bereikbaarheid voor MKB-ondernemers.
Welke cloud werkplek past bij jou?
Wil je weten welke cloud werkplek bij jouw organisatie past? Bespreek je situatie met Office IT. Wij beginnen met een inventarisatie van je gebruikers, apparaten en applicaties.
ICT storing? Andere IT-vraagstukken? Neem contact op met onze helpdesk.
Plan een kennismaking over je cloud werkplek
Vul je gegevens in, dan nemen wij contact met je op om je situatie te bespreken.