ICT consultancy voor het mkb
- Advies in begrijpelijke taal
- Nieuwe technologie alleen als die iets toevoegt
- ISO 27001-gecertificeerd
ICT consultancy uitgelegd
Wat is ICT consultancy?
ICT consultancy is het adviseren van organisaties over de manier waarop informatie- en communicatietechnologie binnen de bedrijfsvoering wordt ingezet. Een consultant onderzoekt hoe informatie door de organisatie stroomt, welke toepassingen medewerkers gebruiken en waar processen onnodig ingewikkeld of kwetsbaar zijn, en vertaalt dat naar een verbeterplan.
Uw data in
veilige handen
Uw data in
veilige handen
De techniek werkt, de werkwijze niet
Medewerkers zijn tijd kwijt met het zoeken naar documenten. Dezelfde gegevens worden op twee plaatsen bijgehouden. Afdelingen hebben elk hun eigen werkwijze ontwikkeld en een nieuwe collega snapt binnen een week niet meer waar wat staat. De techniek werkt, maar de manier van werken is uit elkaar gegroeid.
Office IT helpt mkb-bedrijven om knelpunten in hun digitale werkwijze te herkennen en te vertalen naar praktische verbeteringen. Wij kijken naar hoe medewerkers informatie delen, welke processen van ICT afhankelijk zijn en waar dubbel werk of risico’s ontstaan.
- Informatie die vindbaar en actueel is
- Minder dubbel werk en handmatige stappen
- Duidelijke rollen, rechten en afspraken
Waarover wij adviseren
Waarover een ICT consultant adviseert
Het doel is niet om zo veel mogelijk nieuwe technologie toe te voegen, maar om een werkwijze te creëren die begrijpelijk, veilig en beheerbaar blijft. Ook binnen Microsoft 365 helpen wij keuzes maken over het gebruik van Teams, SharePoint, OneDrive en Outlook: welke toepassing hoort bij welk werkproces.
Oorzaak
Beginnen bij waar het probleem ontstaat
Een probleem dat zichtbaar wordt in één applicatie, wordt niet altijd door die applicatie veroorzaakt. Medewerkers kunnen moeite hebben met het terugvinden van documenten terwijl de techniek prima werkt. Het knelpunt zit dan in de mappenstructuur, de toegangsrechten of de onderlinge afspraken. Wij beginnen daarom niet met het adviseren van een product, maar met de vraag waar het probleem ontstaat en welke mensen, processen en systemen erbij betrokken zijn.
Aanleidingen
Wanneer is ICT consultancy nuttig?
Digitale knelpunten ontstaan zelden van de ene op de andere dag. Er komen applicaties bij, teams ontwikkelen eigen werkwijzen en informatie komt op steeds meer plaatsen te staan. Zolang het werk doorgaat lijkt er weinig aan de hand, maar de onduidelijkheid neemt geleidelijk toe. Herkenbare aanleidingen:
- medewerkers gebruiken verschillende versies van documenten
- communicatie verloopt verspreid via e-mail, chat en losse bestanden
- processen bevatten veel handmatige tussenstappen
- het is onduidelijk wie toegang heeft tot welke informatie
- applicaties sluiten onvoldoende op elkaar aan
- digitale afspraken zijn niet vastgelegd
- nieuwe medewerkers hebben moeite de werkwijze te begrijpen
- de organisatie wil digitaliseren maar mist een volgorde
- techniek wordt aangeschaft maar onvoldoende benut
onze klanten?
Het is geweldig als klanten tevreden zijn met onze producten en diensten. Daar doen we het voor. Onze klanten gebruiken dagelijks onze systemen. Benieuwd naar hun ervaringen en mening? Bekijk ze hier.
ISO 27001-gecertificeerd
Veilig werken is niet alleen technisch
Medewerkers moeten weten hoe zij met informatie omgaan, rechten moeten bij functies passen en afspraken moeten ook bij personeelswisselingen duidelijk blijven. Office IT is ISO 27001-gecertificeerd.
Wij werken voor
Van analyse naar een werkende oplossing
- Advies en uitvoering
Een digitale oplossing werkt pas wanneer medewerkers begrijpen hoe en waarom zij die moeten gebruiken. Wij brengen techniek en werkafspraken daarom samen.
Zo verloopt het traject:
- de aanleiding vaststellen: waar lopen medewerkers tegenaan en wat wil de organisatie verbeteren
- de digitale werkwijze onderzoeken, waar nodig samen met de mensen die er dagelijks mee werken
- samen de toekomstige werkwijze bepalen, met onderscheid tussen noodzakelijke verbeteringen, vervolgstappen en wensen voor later
- een advies in begrijpelijke taal: welke keuzes nodig zijn, waarom, en wat er voor de uitvoering nodig is
Waar mogelijk sluiten wij aan op bestaande toepassingen en investeringen. Office IT kan daarna helpen bij de uitvoering: het inrichten van oplossingen, het begeleiden van een migratie, het maken van werkafspraken of het afstemmen met andere leveranciers.
Meer informatie
Veelgestelde vragen over ICT consultancy
Wat kost ICT consultancy?
Dat hangt af van de omvang van het vraagstuk. Een traject gericht op één proces of afdeling vraagt om iets anders dan een analyse van de complete digitale bedrijfsvoering. Spreek vooraf af wat je opgeleverd krijgt en of de uitvoering erbij hoort.
Wat is het verschil tussen ICT consultancy en ICT advies?
In de praktijk weinig. Advies wordt vaker gebruikt voor een afgebakende vraag, consultancy voor een langer traject waarin ook de verandering wordt begeleid. Wat deze vorm onderscheidt van technisch advies is de nadruk op werkprocessen, informatiebeheer en de manier waarop medewerkers samenwerken.
Ons probleem zit in een applicatie. Waarom kijken jullie dan naar de werkwijze?
Omdat een probleem dat zichtbaar wordt in één applicatie daar niet altijd door wordt veroorzaakt. Medewerkers kunnen documenten niet terugvinden terwijl de techniek prima werkt. Het knelpunt zit dan in de mappenstructuur, de toegangsrechten of de onderlinge afspraken. Een nieuwe investering lost dat onderliggende probleem dan niet op.
Moeten wij nieuwe software aanschaffen?
Vaak niet. Soms is een nieuwe inrichting van Microsoft 365 voldoende, of duidelijke werkafspraken, minder opslaglocaties of een betere verdeling van toegangsrechten. Nieuwe technologie wordt alleen geadviseerd wanneer die aantoonbaar iets toevoegt aan het vraagstuk.
Hoe voorkom je dat de oude werkwijze blijft bestaan naast de nieuwe?
Door vooraf te bepalen welke mensen worden geraakt, welke informatie moet worden overgezet en welke afspraken moeten worden aangepast. Een digitale verandering raakt meestal meerdere afdelingen tegelijk. Door die gevolgen vroeg door te denken wordt de invoering uitvoerbaar en beheerbaar.
Sterke partners, één aanspreekpunt
Office IT werkt samen met partners als Microsoft, Enreach en Voys. Jij hebt daarbij één aanspreekpunt: wij regelen de afstemming, zodat je werkomgeving veilig blijft en je organisatie goed bereikbaar is.
Waar loopt jouw organisatie tegenaan?
Wil je weten waar kansen liggen om overzichtelijker en veiliger te werken? Bespreek je vraagstuk met Office IT.
ICT storing? Andere IT-vraagstukken? Neem contact op met onze helpdesk.
Plan een kennismaking over je werkwijze
Vul je gegevens in, dan nemen wij contact met je op om je situatie te bespreken.